Układanie harmonogramów prac kierowców to nie tylko planowanie jednego miesiąca ale zespół działań, które mają swoje odzwierciedlenie w każdym miesiącu.
Absencje wśród kierowców
W polskim prawie widnieje zapis o planie urlopów mówiący:
Plan urlopów jest dokumentem, w którym pracodawca ustala terminy wykorzystywania przypadających w danym roku kalendarzowym urlopów wypoczynkowych. Pracodawca jest obowiązany do ustalenia planu urlopów, jeżeli działa u niego zakładowa organizacja związkowa i pracodawca nie uzyskał jej zgody na niesporządzanie planu urlopów. Natomiast pracodawcy, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, nie muszą ustalać planu urlopów.
Co nie oznacza że jesteśmy nim zobowiązani pracodawca powinien wziąć jedynie pod uwagę wnioski pracowników, ale nie jest nimi związany.
Dlatego poruszam ten temat?
Plan urlopowy pozwala nam zapewnić sobie pewną stabilność w planowaniu miesięcznym. Przykładowo rozpoczynamy budowanie harmonogramu czasu pracy kierowców w naszym zakładzie. Pierwszym krokiem jaki robimy to rozrzucamy na siatkę grafikową zaplanowane urlopy, zaplanowane chorobowe oraz chorobowe które przechodzą nam z poprzedniego miesiąca. Przykładowo w miesiącu który planujemy będziemy mieli do wykonania 200 służb w dni powszednie ( dniem powszednim nazywam dni od Poniedziałku do Piątku – w które to mamy z reguły więcej zadań do wykonania niż w soboty czy niedziele ) 90 na zmianie Rannej, 90 na zmianie Popołudniowej i 10 na zmianie Nocnej. Przy założeniu że każda ze służb ma 8 godzin trwania ( realia są oczywiście inne jednakże jest to tylko opis poglądowy ) 100 służb w dniu świątecznym ( dniem świątecznym nazywam dni od Soboty do Niedzieli ) 40 na zmianie Rannej, 40 na zmianie Popołudniowej i 10 na Nocnej. Nasze przedsiębiorstwo zatrudnia 290 pracowników.
Wydaje nam się że to wystarczająco. Mamy aż 90 kierowców za dużo. Oczywiście że to nie jest prawdą, ponieważ po uzgodnieniu wymaganej ilości dni wolnych które musimy udzielić każdemu pracownikowi wychodzi nam że do dziennej dyspozycji mamy już tylko 250 kierowców a więc nasz „zapas” spadł już od 40. [ (ilość dni roboczych w miesiącu * ilość służb w rozkładnie powszednim + ilość dni wolnych w miesiącu * ilość służb w rozkładzie świątecznym ) / ilość dni roboczych ]. Zakładając że średnia absencyjność chorobowa wśród kierowców wyniesie w okolicach 6% tracimy kolejnych 10 kierowców. W tym momencie w „zapasie” mamy już tylko 30 kierowców. Zakładając do tego że jest to miesiąc letni gdzie „chęć” pójścia na urlop jest największa to nie możemy sobie pozwolić na udzielenie urlopu maksymalnie 12% naszej załogi!!
Dlatego też zaplanowanie wcześniejsze urlopów jest tak ważnym elementem, unikniemy w ten sposób sytuacji iż puściliśmy na urlop za dużą ilość kierowców niż mogliśmy i nie mamy pracowników mogących wykonywać zadania. Przez co narażamy swoje przedsiębiorstwo na straty w powodu nie wykonania zadań, lub też jeżeli zdecydujemy się na taki krok przydzielając im dodatkowe zadania czym z kolei generujemy nadgodziny.