W myśl ustawy każdy kierowca powinien otrzymać harmonogram pracy, ale bezcelowym było by planowanie prac kierowcom nie biorąc pod uwagę ilości zadań które musi przedsiębiorstwo wykonać. Dlatego też tworzenie harmonogramów pracy to planowanie prac dla kierowców jak i też planowanie realizacji zleconych służb w sposób aby przedsiębiorstwo nie ponosiło strat.
Automaty wspomagające planowanie
Aby wspomóc proces planowania powinniśmy się wspomóc narzędziami służącymi do wyliczania danych. Proste rozwiązania podsumowujące dziennie ilość służb na poszczególnych zmianach które przedsiębiorstwo powinno zrealizować oraz zliczające nam ilość pracowników zaplanowanych do prac na poszczególnych zmianach pokaże nam „brak” lub też „nadstan” kierowców w stosunku do planu. Narzędzie takie ułatwi nam reakcje w sytuacjach gdy na pierwszy rzut oka zauważymy brak 10 kierowców na zmianie Rannej a nadstan 10 kierowców na zmianie Popołudniowej. Kolejnym bardzo ważnym narzędziem jest automat zliczający nam ilość dni wolnych zaplanowanych kierowcy w stosunku do ilości wymaganych dni wolnych w miesiącu. Jak pisałem wcześniej schematy nie są wstanie zapewnić nam właściwej ilości wymaganych dni wolnych dla kierowcy, dlatego też po etapie rozkładania nieobecności i wypełniania schematami przydatnym narzędziem jest automat do rozstawiania dni wolnych automat taki w stosunku ilości dni wymaganych do zaplanowanych dodaje dodatkowe dni wolne, automat ten powinien być „inteligentnym” narzędziem częściowo sterowanym przez nas samych. Pod pojęciem sterowanym przez nas samych piszę parametrach które moglibyśmy wprowadzać do automatu np. jeden pełen weekend wolny – takie rozwiązanie po za dodaniem dnia wolnego wstawiał by je w ten sposób aby kierowca otrzymał jeden pełen weekend wolny. Automat ten nazwałem inteligentnym nie bez przyczyny, ponieważ nie jest trudnością dodać każdemu z kierowców jeden lub więcej dzień wolny ale trudnością jest dodanie tego dnia w sposób równomierny. Wszyscy kierowcy nie mogą mieć wolne w tym samym dniu, skutek taki był by opłakany a my musieli byśmy zatrudniać kierowców w dniu wolnym. Automat zabierający wolne – również jest dobrym rozwiązaniem, schematy jak sami wiemy są powtarzalne i nawet schemat 30 dniowy przypisany do sporej grupy kierowców spowoduje wolne w te same dni dla wielu kierowców, ale najważniejszym jest iż chcielibyśmy aby więcej wolnych ze względu na różnice rozkładowe było udzielanych w dni obowiązywania mniejszych rozkładów –rozkład świąteczny ( soboty i niedziele ). Dlatego też automat powinien zabrać dzień wolny w tygodniu a dodać w weekend.
Rezerwa planowana
Ważnym elementem który powinniśmy brać pod uwagę podczas planowania to zapewnienie sobie kierowcy rezerwowego. Jak mówi ustawa (- czas przyjęty poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje w gotowości do wykonania pracy ( Rezerwa zajezdniowa , Rezerwa postojowa ) ) ze względu na zdarzenia których nie możemy uzgodnić podczas tworzenia grafików pracy kierowców np. nagłe choroby, urlopy okolicznościowe na etapie planu miesięcznego powinniśmy uzgodnić kierowców będących na rezerwie planowanej. Zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach kierowca taki może podjąć pracę zaplanowaną na dany dzień a która mogła by być niewykonana przez nagłe zachorowanie innego kierowcy.